Plantilla para ponerlo en práctica
Usa esta ficha con un evento ficticio para explicar el proceso actual. Descarga directa, sin registro.
El cliente cambia el número de personas y cocina no se entera
Ejemplo ficticio: un presupuesto se acepta para 60 personas. Después se amplía a 75, pero compras sigue trabajando con el PDF anterior y cocina recibe una hoja distinta. No falta necesariamente un programa nuevo: falta saber qué versión manda y quién ha recibido el cambio.
Antes de desarrollar, comprueba si tu herramienta actual permite estados, versiones y tareas compartidas. La integración tiene sentido cuando el presupuesto, las compras y la preparación están separados y el equipo vuelve a escribir los mismos datos.
Una ficha por evento, con una versión confirmada
Asigna un identificador al evento y úsalo en presupuesto, compras y orden de preparación. Guarda la versión aceptada: editar una propuesta nueva no debe sustituir silenciosamente lo que ya estaba confirmado. Separa lo solicitado, lo aceptado y lo que todavía falta decidir.
- Fecha del evento, hora de entrega y lugar de servicio.
- Número confirmado de comensales y fecha límite para cambios.
- Menú y cantidades acordadas, con unidades claras.
- Responsable comercial y responsable de preparación.
- Estado: consulta, presupuesto, aceptado, en preparación, entregado o cancelado.
Aceptar un presupuesto no equivale a comprar automáticamente
Al confirmar, el sistema puede preparar un borrador de necesidades para revisar. Las cantidades dependen de recetas o fichas que el negocio haya validado, unidades, raciones, existencias y otros eventos. Una descripción comercial como «menú completo» no basta para calcular ingredientes.
Quien organiza compras revisa el borrador y autoriza los pedidos. En un primer proyecto puede bastar con generar la lista pendiente y enlazarla al evento. Reservar existencias, agrupar proveedores o emitir compras requiere reglas adicionales y una conexión real con el programa de gestión.
Que cada cambio deje claro qué hay que revisar
Si cambian comensales, menú u horario, registra la diferencia respecto a la última versión confirmada. Muestra al responsable qué compras y tareas están afectadas. No borres pedidos ya enviados ni des por corregida una orden de cocina solo porque se actualizó el CRM.
Una confirmación recibida dos veces debe conservar un solo evento. Si la conexión falla, el cambio queda pendiente y visible para revisión. La cancelación también necesita un estado propio: puede haber material comprado o trabajo ya iniciado.
Prueba el recorrido con tres eventos ficticios
Antes de usarlo en servicio real, acuerda estas pruebas con quien va a manejar el sistema. El objetivo es comprobar el paso de información, no prometer que un software resuelve por sí solo la operación del catering.
- Confirmar un presupuesto crea una única ficha con el menú y la versión correctos.
- Cambiar de 60 a 75 personas muestra la diferencia y la revisión pendiente de compras y cocina.
- Dos eventos el mismo día conservan separados sus horarios, cantidades y responsables.
- Un reenvío o corte de conexión no duplica el trabajo ni oculta un cambio.
- Cancelar conserva el historial y permite revisar compromisos ya asumidos.
- Cada persona ve solo los datos que necesita y puede exportar la ficha acordada.
Empieza por presupuesto y orden de preparación
Un primer encargo puede conectar la aceptación del presupuesto con una ficha de evento y una orden de preparación revisable. Se concretan origen de datos, campos, estados, permisos y pruebas antes de cerrar el precio. Compras automáticas, contabilidad, cobros y mensajería se valoran aparte.
Adaris trabaja desde Elche con pequeños negocios de Alicante y del resto de España. Para estudiar el encaje basta un presupuesto ficticio, el nombre de tus herramientas y una explicación del paso que repites. No envíes datos personales de asistentes ni información sensible en el primer contacto.
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¿Dónde se pierde el último cambio del evento?
Cuéntanos qué utilizas para presupuestar y qué recibe cocina. Podemos valorar una primera conexión con alcance y pruebas acordados.