Plantilla para ponerlo en práctica
Guarda el archivo y duplica una ficha por encargo. Puedes editarla en un editor de texto o copiar sus campos a tu herramienta habitual. No envía datos a Adaris.
El cliente pregunta por su encargo y nadie encuentra la nota
El encargo llegó por teléfono, el cambio de tamaño quedó en un mensaje y la fecha está en una libreta. Si falta quien lo atendió, otra persona tiene que reconstruir la conversación. Antes de encargar una aplicación, conviene acordar una ficha y una lista de pendientes que todo el equipo entienda.
Este es un método propuesto, no un caso implantado en un cliente. Puede probarse con una hoja compartida. Una aplicación tiene sentido cuando hacen falta permisos, historial de cambios o vistas que esa hoja ya no resuelve bien.
1. Una referencia por encargo, aunque el cliente repita
Ejemplo ficticio: Marta pide una tarta para el viernes y otra para el domingo. Son dos encargos, aunque compartan teléfono. Asigna una referencia a cada uno y úsala en las notas de preparación. Buscar solo por nombre puede mezclar entregas.
- Referencia y fecha de recepción.
- Cliente y medio de contacto necesario para gestionar el encargo.
- Qué se prepara, cantidad y detalles acordados.
- Responsable y siguiente tarea.
- Fecha solicitada y fecha confirmada, diferenciadas.
2. Distingue lo solicitado de lo confirmado
Que el cliente pida recoger mañana no significa que la tienda haya confirmado mañana. Deja el encargo pendiente de confirmar hasta revisar materiales y capacidad. Usa estados comprensibles: pendiente de confirmar, confirmado, en preparación, listo, entregado o cancelado.
Acordad quién puede confirmar una fecha y qué debe comprobar antes. Cambiar el estado a listo no equivale a avisar al cliente: registra por separado si se le ha avisado, cuándo y por qué canal.
3. Guarda los cambios donde se prepara el trabajo
Si cambia una medida, una cantidad o la fecha, actualiza la ficha y conserva qué cambió, quién lo anotó y cuándo. La persona que prepara el encargo debe ver la versión actual sin tener que buscar en varios chats.
Si el cambio afecta al precio o al plazo, registra qué queda pendiente de confirmar con el cliente. No borres la versión anterior para ocultar una discrepancia. Un enlace al presupuesto acordado puede bastar; no hace falta duplicar la facturación en esta ficha.
4. Abre el día con tres listas cortas
Revisa lo que se entrega hoy, lo que está vencido y lo que sigue sin confirmar. Cada pendiente necesita una persona y una próxima acción. Un encargo sin fecha confirmada debe seguir visible: no puede desaparecer del listado porque su fecha esté vacía.
- Hoy: comprobar preparación y recogida prevista.
- Vencidos: revisar el motivo y acordar el siguiente paso.
- Sin confirmar: pedir el dato que falta o revisar disponibilidad.
- Listos sin recoger: comprobar si se avisó al cliente antes de repetir el contacto.
5. Prueba las excepciones antes de cambiar de sistema
Con datos ficticios, probad dos encargos del mismo cliente, un cambio de fecha, una cancelación, una entrega parcial y un encargo sin teléfono. Comprobad que cualquier persona autorizada entiende qué falta sin preguntar a quien lo recibió.
Si se entrega solo una parte, anotad cantidades entregadas y pendientes; no cerréis el encargo entero. Antes de adoptar una herramienta, comprobad también cómo exportar las fichas, quién puede editarlas y cómo recuperar una corrección accidental.
Cuándo pedir una aplicación a Adaris
Si ya tenéis una herramienta que cubre este recorrido, puede bastar con configurarla. Si el equipo sigue copiando datos o perdiendo cambios, Adaris puede valorar una aplicación interna o una integración para ese proceso concreto.
En la primera consulta indica qué vendes por encargo, por dónde llegan los pedidos, cuántas personas los atienden y dónde se pierde el seguimiento. Usa un ejemplo ficticio; no envíes conversaciones ni datos de clientes. Acordamos alcance, entregables, precio y plazo antes de contratar. Pagos, inventario, facturación y mensajes automáticos se valoran por separado. Trabajamos desde Elche con comercios de Alicante y del resto de España.
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